Πώς να δημιουργήσετε ένα καθημερινό πρόγραμμα σε 6 βήματα;

Δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων
Πριν ξεκινήσετε να οργανώνετε τις εργασίες σας, καταγράψτε πρώτα όλα όσα χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε για την ημέρα. Συμπεριλάβετε επαναλαμβανόμενα στοιχεία όπως συσκέψεις, προπονήσεις και ραντεβού, καθώς και μεμονωμένες εργασίες, όπως προθεσμίες ή τηλεφωνικές κλήσεις. Μπορείτε να αποφασίσετε πόσο λεπτομερής θέλετε να είναι η λίστα σας. Για παράδειγμα, εάν η προσθήκη "πήγαινε στο μεσημεριανό γεύμα" βοηθά στη δομή της ημέρας σας, μη διστάσετε να τη συμπεριλάβετε.

Ακρο:Είναι εντάξει αν δεν είστε σίγουροι για όλες τις εργασίες που θα χρειαστεί να κάνετε την επόμενη εβδομάδα. Μπορείτε πάντα να προσθέτετε νέα στοιχεία στη λίστα σας καθώς εμφανίζονται.

Δώστε προτεραιότητα στις εργασίες σας
Εάν η λίστα με τις υποχρεώσεις σας είναι συντριπτική, μην ανησυχείτε - η ιεράρχηση των προτεραιοτήτων θα σας βοηθήσει. Η ιεράρχηση σάς δίνει μια πιο ξεκάθαρη αίσθηση του τι πρέπει να γίνει πρώτα. Αν μοιάζει

δεν θα τελειώσετε τα πάντα σήμερα, θα ξέρετε ποιες εργασίες έχουν τον πιο άμεσο αντίκτυπο και θα πρέπει να έχουν προτεραιότητα.

Για να δώσετε προτεραιότητα, επισημάνετε κάθε εργασία ως υψηλής, μεσαίας ή χαμηλής προτεραιότητας. Λάβετε υπόψη αυτές τις ερωτήσεις κατά την ταξινόμηση των εργασιών σας:

• Ποιες εργασίες έχουν καθορισμένες προθεσμίες;
• Ποιες εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν συγκεκριμένες ημέρες;
• Ποιες εργασίες θα προκαλέσουν άγχος εάν δεν εκτελεστούν;
• Ποιες εργασίες θέλω να αντιμετωπίσω στη συνέχεια;
• Ποιες εργασίες μπορούν να περιμένουν;

Ακρο:Εάν έχετε αντικρουόμενες εργασίες, αξιολογήστε ποια είναι πιο επείγουσα. Για παράδειγμα, εάν ένα έργο είναι για έναν πελάτη και ένα άλλο για το αφεντικό σας, το έργο του πελάτη πιθανότατα έχει προτεραιότητα. Εάν οι προθεσμίες συμπίπτουν, μη διστάσετε να ζητήσετε βοήθεια από τους συναδέλφους ή τον διευθυντή σας ή να αναθέσετε εργασίες όπου είναι δυνατόν.

Ορίστε Προθεσμίες
Ανατρέξτε στη λίστα υποχρεώσεων σας και βεβαιωθείτε ότι κάθε εργασία έχει μια σαφή προθεσμία. Εάν δεν είστε σίγουροι για την ακριβή ημερομηνία λήξης, ορίστε μια λογική προθεσμία προς το παρόν - μπορείτε πάντα να την προσαρμόσετε αργότερα.

Όπως η ιεράρχηση προτεραιοτήτων, οι προθεσμίες σάς βοηθούν να προσδιορίσετε ποιες εργασίες είναι πιο επείγουσες και καθοδηγούν πότε πρέπει να τις ολοκληρώσετε. Χωρίς προθεσμίες, είναι εύκολο να χάσετε σημαντικά παραδοτέα, ακόμα κι αν είχατε αρκετό χρόνο. Στην πραγματικότητα, οι ασαφείς προθεσμίες είναι ένας από τους σημαντικότερους λόγους για τους οποίους καθυστερούν οι εργασίες.

Ακρο:Οι προθεσμίες δεν είναι μόνο για δουλειά. Θέστε προθεσμίες για προσωπικούς στόχους, όπως προπόνηση για μαραθώνιο. Για παράδειγμα, αναλύστε το πρόγραμμα προπόνησής σας κατά πόσα μίλια πρέπει να τρέχετε κάθε εβδομάδα, ώστε να είστε πλήρως προετοιμασμένοι για τον αγώνα.

Προσδιορίστε επαναλαμβανόμενα συμβάντα
Αφού ορίσετε προθεσμίες, σημειώστε τυχόν επαναλαμβανόμενα συμβάντα στη λίστα υποχρεώσεων σας. Αυτές μπορεί να είναι εβδομαδιαίες συναντήσεις, μηνιαίες λέσχες βιβλίων ή τακτικές τηλεφωνικές κλήσεις με πελάτες. Επισημάνετε αυτά για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα τα παραβλέψετε.

Οργανώστε τις εργασίες ανά ώρα, προτεραιότητα ή προθεσμία
Τώρα έρχεται το διασκεδαστικό μέρος της οργάνωσης της λίστας υποχρεώσεών σας. Τακτοποιήστε τις εργασίες κατά την ώρα της ημέρας, την προτεραιότητα ή την προθεσμία. Καθώς εντάσσετε εργασίες στο καθημερινό σας πρόγραμμα, ακολουθήστε τη σειρά που έχετε δημιουργήσει με βάση την προτεραιότητα. Οι εργασίες υψηλής προτεραιότητας θα πρέπει να ολοκληρωθούν πρώτα, ενώ αυτές με χαμηλότερη προτεραιότητα μπορούν να αποθηκευτούν για αργότερα μέσα στην ημέρα ή την εβδομάδα. Φροντίστε επίσης να διασκορπίσετε τα επαναλαμβανόμενα συμβάντα σας στο πρόγραμμά σας. Καθώς ελέγχετε τις εργασίες, η ατζέντα σας θα γεμίσει φυσικά.

Μείνετε ευέλικτοι
Με το πρόγραμμά σας σχεδιασμένο, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε. Ωστόσο, είναι σημαντικό να παραμείνετε ευέλικτοι. Το πρόγραμμα που δημιουργείτε στην αρχή της ημέρας μπορεί να μην είναι ακριβώς όπως εξελίσσεται η μέρα σας. Τα πράγματα μπορεί να αλλάξουν και οι εργασίες μπορεί να χρειαστούν περισσότερο ή λιγότερο χρόνο από τον αναμενόμενο, επομένως παραμείνετε προσαρμοστικοί καθώς προκύπτουν νέες προτεραιότητες και προκλήσεις.